Содержание:

Учет договоров в компании — процесс, который требует внимания к деталям и четкой организации. Неправильное хранение документов, пропущенные сроки согласования или истекшие контракты могут привести к финансовым и репутационным потерям. В этой статье мы разберем, как с помощью конфигурации 1С: Документооборот 8 КОРП автоматизировать работу с договорами, упростить их хранение, согласование и контроль сроков. Цель статьи — показать практические шаги настройки и поделиться примерами из реальной практики, чтобы помочь компаниям сократить рутину и повысить эффективность.   

1. Почему автоматизация договоров важна

Договоры сопровождают практически все бизнес-процессы: от поставок и продаж до оказания услуг. Без автоматизации компании сталкиваются с такими проблемами, как:

• Потеря документов в бумажных архивах или на разных серверах.
• Задержки в согласовании из-за ручного обмена файлами.
• Пропущенные сроки действия договоров или их продления.
• Сложности с поиском актуальной версии документа.   

1С: Документооборот 8 КОРП решает эти задачи, предоставляя инструменты для централизованного хранения, автоматизации согласования и контроля сроков. Рассмотрим, как это настроить.

2. Настройка хранения договоров в 1С: Документооборот 8 КОРП

Шаг 1: Создание вида документа в 1С: Документооборот

Для учета договоров в 1С: Документооборот нужно создать отдельный вид документа. Это позволяет систематизировать договоры и настроить для них уникальные атрибуты.

1. В разделе «Настройка и администрирование» выберите «Виды внутренних документов».

2. Создайте новый вид, например, «Договор с контрагентом».

3. Укажите обязательные реквизиты: номер договора, дата, контрагент, сумма, срок действия.

4. Настройте шаблон нумерации, чтобы договоры имели уникальные номера (например, ДГ-2025-№).

5. Включите возможность прикрепления файлов (скан-копий или электронных версий).

Такая настройка позволяет хранить все договоры в единой базе с удобным поиском по любому реквизиту.

Шаг 2: Организация папок

Для удобства работы создайте структуру папок. Например:

• Договоры с поставщиками.
• Договоры с клиентами.
• Архив завершенных договоров.

Папки можно настроить в разделе «Внутренние документы» через функцию «Создать папку». Это помогает сотрудникам быстро находить нужные документы.   

3. Автоматизация согласования договоров в 1С: Документооборот

Настройка бизнес-процесса

Система 1С: Документооборот позволяет настроить маршруты согласования, чтобы договоры автоматически направлялись ответственным лицам.

1. В разделе «Настройка бизнес-процессов» выберите шаблон «Согласование».

2. Укажите этапы согласования (например, юрист, руководитель, бухгалтер).

3. Задайте сроки для каждого этапа (например, 2 рабочих дня).

4. Настройте автоматическое уведомление участников по электронной почте.

5. Активируйте возможность возврата на доработку с комментариями.

Пример: Договор загружается в систему, автоматически отправляется юристу, затем руководителю. Если кто-то отклоняет документ, автор получает уведомление с пояснениями.

Использование ЭЦП

Для ускорения согласования можно интегрировать электронные подписи (ЭЦП). В настройках системы укажите параметры криптопровайдера и сертификаты. Это позволяет подписывать договоры прямо в 1С, без печати бумажных копий.   

4. Контроль сроков действия договоров в 1С

Настройка уведомлений в 1С

Чтобы не пропустить окончание срока действия договора в 1С, настройте автоматические напоминания:

1. В карточке договора укажите поле «Срок действия».

2. В разделе «Настройка уведомлений» создайте правило, которое отправляет напоминание за 30, 15 и 5 дней до окончания срока.

3. Укажите получателей (например, ответственного менеджера и руководителя).

4. Настройте формат уведомления (по почте или в интерфейсе 1С).

Пример: За месяц до окончания договора менеджер получает задачу «Продлить договор №ДГ-2025-123». Это снижает риск просрочки.

Отчеты по срокам    

Для контроля используйте стандартный отчет «Сроки действия документов». Настройте фильтр, чтобы видеть договоры, истекающие в ближайшие 30 дней. Это помогает планировать работу по продлению контрактов.

5. Практические кейсы и рекомендации по оптимизации работы с документами в 1С: Документооборот

Кейс 1: Торговля

Торговая компания с 50 поставщиками тратила по 2–3 дня на согласование каждого договора. После настройки маршрута в 1С: Документооборот время сократилось до 1 дня. Уведомления о сроках помогли избежать срыва поставок из-за просроченных контрактов.

Кейс 2: Услуги

Юридическая фирма использовала систему 1С: Документооборот для хранения договоров с клиентами. Настройка папок и поиск по контрагенту сократили время на поиск документов с 15 до 2 минут. ЭЦП позволила подписывать договоры удаленно.

Рекомендации

• Регулярно обновляйте справочники контрагентов в 1С, чтобы избежать дублирования.
• Обучайте сотрудников работе с системой, чтобы минимизировать ошибки.
• Используйте резервное копирование базы для защиты данных.
• Настройте права доступа, чтобы конфиденциальные договоры видели только уполномоченные лица.
• Проверяйте актуальность шаблонов документов при изменениях законодательства.

Заключение:

1С: Документооборот 8 КОРП помогает компаниям оптимизировать работу с договорами, сокращая время на их учет, согласование и контроль. Настройка хранения, автоматизация процессов и уведомления о сроках делают работу прозрачной и эффективной. Надеемся, что описанные шаги и примеры помогут вам внедрить эти инструменты в вашей компании. Если у вас есть свои кейсы — делитесь ими в комментариях, это всегда интересно!

Специалист компании ООО "Кодерлайн"

Альберт Гаан