Поставщик прислал прайс на восемьсот строк. Товаровед открывает таблицу, бухгалтер смотрит в справочник, и оба понимают: до обеда руками это не закрыть. Вопрос, как загрузить цены в 1С из Excel, встаёт в торговых компаниях Алматы, Астаны и Шымкента каждый раз, когда меняется закупочная сетка или выходит сезонный прайс. Ниже три рабочих контура для 1С:Управление торговлей для Казахстана, 1С:ERP Управление предприятием 2 для Казахстана и смежных конфигураций на платформе 8.3. Плюс границы, за которыми типовых средств уже недостаточно. 

1.    Когда таблица из Excel уместна, а когда уже нет

Разовое обновление прайс-листа или массовое обновление цен на уже заведённые позиции как раз тот случай, где таблица экономит несколько часов ручного ввода. Менеджер не кликает карточку за карточкой, а переносит готовую сетку в документ и проводит его одной датой.

Если тот же поставщик шлёт файл каждую неделю в своём макете, ручная загрузка быстро становится источником ошибок. Меняется шапка, съезжает колонка с ценой, в середине листа появляются пустые строки. Тогда нужен не «ещё один заход в меню», а отдельный контур обмена.

Жёсткое ограничение, которое часто пропускают: карточки уже должны быть в справочнике. Номенклатура 1С без артикула или с пустым кодом загрузку цен не спасёт. Новые позиции обработка цен обычно не создаёт. Если в файле артикул, которого нет в базе, строка не попадёт в документ. Сначала справочник, потом цены. Иначе вы получите отчёт «загружено 0 из 800» и потерянный день.

2.    Как подготовить файл, чтобы программа 1C:Предприятие его приняла

Перед любой загрузкой приведите файл Excel XLSX к одной плоской таблице. Загрузка табличных данных проходит спокойнее, если в книге одна шапка, одна строка на позицию, нет объединённых ячеек и скрытых листов. Старый формат XLS многие обработки ещё читают, но на свежих релизах он чаще даёт сбой кодировки или обрыв на середине листа.

Минимальный набор колонок, с которым удаётся обойтись без доработки:

●      артикул или внутренний код (то, по чему программа найдёт карточку);

●      наименование (не для записи в базу, а чтобы сверить, что артикул попал на тот товар);

●      вид цены, если в одном файле сразу розница и опт;

●      цена числом, не текстом;

●      валюта (для РК обычно тенге);

●      единица измерения, если у позиции есть упаковка и штука.

Имеет смысл заранее зафиксировать правила загрузки данных внутри компании. Кто готовит файл, с какой строки начинаются товары, что делать с позициями без цены, как помечают акционный вид. Без этой договорённости каждый менеджер приносит «чуть другой» лист, и обработка каждый раз настраивается заново.

Практическая мелочь, которая экономит час: скопируйте файл с сетевого диска на локальный компьютер и закройте его в Excel до запуска обработки. Открытая книга и долгий путь по сети дают обрыв на середине загрузки, после которого часть строк уже в документе, а часть нет.

В 1С:Управление торговлей для Казахстана и в 1С:ERP для Казахстана цена не хранится постоянно в карточке. Её фиксирует документ установки цен. Дата документа задаёт, с какого дня новая цена действует в новых заказах и счетах. Уже проведённые продажи сами не пересчитаются. Поэтому дату ставят осознанно, а не «сегодня, потому что так удобнее».  

Сами виды цен заводят заранее в справочнике (раздел CRM и маркетинг либо НСИ, в зависимости от конфигурации). Розница, опт, акция, дилерская сетка. Пока вида нет в базе, программе некуда записать цену из строки Excel. В карточке вида смотрят валюту, признак «цена включает НДС» и способ задания: вручную или расчётом от другой цены.

Дальше два рабочих пути. На свежих релизах УТ и ERP внутри самого документа часто есть кнопка загрузки из внешнего файла. Вы создаёте документ, отмечаете нужные виды, указываете дату и подтягиваете таблицу. Если кнопки нет или макет файла далёк от типового, нужна обработка загрузки данных (файл вида ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента.epf). Её открывают через «Файл — Открыть», если пункт не выведен в интерфейс.

Логика обработки такая. Режим: загрузка в табличную часть. Объект: новый документ установки цен, табличная часть «Товары». Документ сначала записывают пустым, уже с датой и выбранными видами. Затем указывают файл и выполняют сопоставление колонок Excel: какая колонка отвечает за номенклатуру, какая за цену, какая за единицу. Номер первой строки данных задают вручную, если над таблицей есть логотип поставщика и три строки заголовка.

Для карточки почти всегда включают поиск номенклатуры по артикулу. Это самый устойчивый ключ, если артикул в базе совпадает с колонкой поставщика буква в букву: без лишнего пробела, без ведущего нуля, который Excel отрезал как число. Когда артикулы поставщика каждый раз другие, а внутри компании ведут собственную кодировку, подключают поиск номенклатуры по коду. Искать только по наименованию опасно: одно лишнее слово в скобках, и программа не найдёт карточку.

Перед проведением обязательна проверка корректности загрузки. Смотрят пустые цены, ненайденные позиции, дубли одной карточки, единицы, которые не совпали с карточкой. Только после этого делают запись загруженных данных в табличную часть и проводят документ. Проведение пишет значения в регистр сведений. Пока документ не проведён, в прайс-листе и в заказах клиента старая цена.

Где этот сценарий ломается. Произвольный макет поставщика: шапка на четыре строки, несколько видов цен в одной строке, цена текстом с символом «тг», скрытый столбец с формулой. Типовая обработка такой файл не принимает. Ещё ограничение: если в виде цены включён расчёт по формуле (розница = закупка + 25%), ручная загрузка розницы может конфликтовать с расчётным механизмом. Тогда загружают закупочную цену, а розницу оставляют на пересчёт.

Закупочная сетка и отпускная цена клиенту ведутся отдельно. Загрузка цен поставщика нужна, когда сравниваете условия, считаете наценку или решаете, у кого брать позицию на этой неделе. Путать эти контуры нельзя: иначе вчерашняя закупочная цифра окажется в коммерческом предложении клиенту.

Для этого контура в базе должны быть заведены вид цены поставщика и соглашение с контрагентом. Без них загрузка прайс-листа либо не стартует, либо попадёт не в тот вид цены. В УТ для Казахстана это обычно отдельный документ или обработка загрузки прайса поставщика, а не тот же документ, которым ставят розницу.

После закупки отдельным решением делают изменение цен номенклатуры в клиентских видах: вручную, формулой или повторной загрузкой уже своей таблицы. Если в компании розница всегда считается от закупки, не загружайте оба вида из одного файла с чужой шапкой. Сначала поставщик, сверка, потом пересчёт. Иначе наценка каждый раз получается разной, и финансовый директор видит это только на закрытии месяца.

Ограничение сценария. Прайс поставщика редко совпадает со справочником один к одному. У него свои артикулы, своя фасовка, свои дубли с разными единицами. Пока нет таблицы соответствия «артикул поставщика → наша карточка», автоматическая загрузка будет пропускать строки. На старте это делают вручную. Если поставщиков несколько и ассортимент широкий, таблицу соответствия уже закладывают в доработку.

Разовый файл на пятьдесят строк закрывается типовыми средствами. Регулярный импорт данных из Excel в 1С с чужим макетом, тремя листами и своим набором колонок у каждого поставщика уже не про «ещё раз нажать кнопку». Здесь нужна внешняя обработка под конкретный шаблон либо правила обмена, если поставщик готов отдавать стабильный формат.

Имеет смысл заказать загрузку данных как отдельную работу, когда выполняется хотя бы одно условие: файл приходит чаще раза в неделю; в одном листе больше одного вида цен; часть позиций нужно создавать, а не только проставлять на них цены; после загрузки должен считаться НДС по правилам РК и уходить в документы реализации. Тогда услуги программиста 1С окупаются быстрее, чем вечерние правки руками.

В эту же зону попадает доработка 1С: загрузка в фоне, журнал ошибок на почту товароведу, запрет проводить документ, если не найдено больше заданного процента строк. Типовая обработка такого контроля не даёт. Она либо загрузила, либо выдала сообщение, которое через неделю никто не читает. 

3.    Что проверить после записи в системе 1C:Предприятие

Смотреть нужно не только табличную часть документа, но и регистр. Установка цен номенклатуры попадает туда только после проведения. Документ может быть записан, но не проведён. Или проведён, а признак изменения цены не встал, потому что значение совпало с предыдущим. В заказах и счетах тогда останется старая цифра, хотя «файл вроде загрузили».

Короткий контроль после проведения:

●      дата документа совпадает с датой, с которой цена должна действовать;

●      выбран тот вид, который реально используют в заказах, а не «тестовый»;

●      валюта тенге, если файл не в долларах;

●      единица в строке совпадает с единицей хранения;

●      нет нулей там, где в файле была пустая ячейка;

●      количество строк в документе близко к количеству заполненных строк в Excel.

Казахстанский акцент, который не виден в российских инструкциях. Признак «цена включает НДС» в виде цены должен совпадать с тем, как поставщик написал сумму в файле. Если в таблице цена без налога, а вид в базе стоит «с НДС», вы завысите отпускную. Потом эта цифра уйдёт в реализацию и в ЭСФ. Исправлять уже отправленные ЭСФ накладнее, чем перепровести один документ установки.

В 1С:Бухгалтерия для Казахстана контур проще, чем в УТ: меньше видов, меньше разрезов по характеристикам. Зато жёстче связь с регламентированным учётом. Перед загрузкой имеет смысл уточнить, какой вид цены использует документ реализации именно в вашей базе, а не «какой привыкли видеть в прайсе на сайте». 

● Артикул не найден. Excel отрезал ведущий ноль и превратил код в число. Либо в базе артикул с пробелом в конце, а в файле без. Исправляется, если колонку заранее сделать текстовой и убрать пробелы.

● Дубль карточки. Один товар заведён дважды, поиск берёт первую попавшуюся. Цена встаёт на неиспользуемую карточку-дубль, рабочая позиция остаётся со старой. Перед массовой загрузкой справочник лучше пройти на дубли.

● Не тот вид цены. Цены записались в закупочный вид, а менеджеры смотрят розницу. Или наоборот. В документе всегда проверяют шапку, не только таблицу.

● Нет прав на запись регистра. У товароведа есть право открыть документ, но нет права провести. Обработка отрабатывает «успешно», цены в учёте не меняются. Это вопрос ролей, не файла.

● Файл открыт или лежит на нестабильном сетевом диске. Загрузка обрывается на середине. Копия на локальный диск и закрытый Excel снимают половину таких обращений.

● Характеристики и упаковки. В УТ цена может быть не на номенклатуру целиком, а на размер, цвет или упаковку. Если в файле нет этого разреза, программа либо откажется, либо запишет общую цену, которая не попадёт в заказ с характеристикой. 

Чтобы не смешивать разовую правку и постоянный обмен, ориентируйтесь на объём и повторяемость.

Типовая кнопка хорошо закрывает аккуратный файл. Для оптовой компании в РК этого уже мало: три поставщика присылают три разных листа, товаровед правит цены вечером, а утром менеджер уже выставляет счёт. Здесь нужна настройка контура: соответствие артикулов, виды цен, контроль НДС, журнал ошибок.

Офис Кодерлайн в Алматы (Бостандыкский район, проспект Ермек Серкебаев, 107, БЦ Комфорт, офис 12) как раз с такими торговыми базами и работает. Не «внедрение вообще», а сведение прайса поставщика с вашей номенклатурой и с тем документом, которым вы ставите цены клиенту. Номенклатура 1С должна быть приведена в порядок до загрузки: пока карточки и артикулы не совпадают, любой аккуратный Excel бесполезен.

Компания в Казахстане с 2014 года, статус 1С:Франчайзи, более тысячи проектов и штат свыше 300 специалистов.

По этой теме обычно берут узкий набор работ, а не весь перечень услуг:

●      настройка типовой загрузки в документ установки цен под ваш файл;

●      внешняя обработка под макет конкретного поставщика;

●      аудит справочника на дубли артикулов и пустые коды;

●      правила пересчёта розницы от закупки с учётом НДС РК; 

●      обучение товароведа: как готовить лист и как читать протокол ошибок.

Если база на сопровождении, такую работу удобно включить в действующий договор. Если нет, работу оценивают отдельно: смотрят ваш файл, релиз 1С:УТ или ERP для Казахстана и сколько поставщиков присылают прайс. Телефон офиса в Алматы: +7 (775) 007-38-14, почта 1c@koderline.kz. 

4.    Чек-лист перед тем, как отдавать файл специалисту по работе с системой 1С

Половина обращений по загрузке закрывается ещё до программиста, если лист привести в порядок. Пройдитесь по списку сами. Если после этого цены в базе не обновляются, уже нужна настройка 1С или точечное сопровождение 1С по ценообразованию.

1.    Файл сохранён как XLSX, книга закрыта, копия лежит на локальном диске.

2.    Одна таблица, одна шапка, нет объединённых ячеек.

3.    Колонка артикула отформатирована как текст, ведущие нули на месте.

4.    Цена числом, валюта понятна, пустые строки в середине удалены.

5.    В базе есть карточки, виды цен и (для закупки) соглашение с поставщиком.

6.    Понятно, с какой даты цена должна начать действовать.

Два запроса звучат одинаково, а объём работ за ними разный. Прайс на пятьдесят строк один раз в квартал закрывается типовым документом за час. Прайс на пять тысяч строк каждую пятницу от трёх поставщиков уже проект. Напишите, какой у вас случай, и приложите обезличенный фрагмент файла. Подскажем, хватит ли типовой загрузки или пора ставить отдельную обработку. Так вы не платите за «большую автоматизацию», если достаточно аккуратно провести один документ.

Специалист компании ООО "Кодерлайн"

Валерий Лунев